Check-In : une bonne impression peut tout changer!

Les premières impressions donnent le ton à l’ensemble d’un événement.

C’est l’effet de halo, un phénomène qui se produit quand notre première impression d’une personne ou d’un domaine influence nos perceptions ultérieures de ceux-ci. Il est donc capital que les participants vivent pleinement l’expérience événementielle de la première à la dernière minute, et jusqu’au-delà.

Vous voulez que votre événement se déroule parfaitement? Pour y parvenir, vous devez faire très bonne impression, tout de suite. Mais par où commencer? Quelle solution choisir parmi toutes les possibilités?

Avant de faire un choix, arrêtons-nous un moment sur l’importance de faire une bonne première impression.

Première impression, le moment de vérité

L’orientation et l’information des participants au début des événements peuvent être longues et fastidieuses. La technologie permet d’optimiser ces processus. Il existe des applications et des solutions telles que Check-In, développée par Concise, créée spécialement pour les grands dîners, les soirées de gala ou les réceptions. L’application permet de trouver facilement le nom des participants, de modifier leur statut d’arrivée, d’afficher et de confirmer les restrictions alimentaires et même de prendre en compte les modifications de dernière minute.

On voit encore dans certains événements les invités s’agglutiner devant le tableau d’affichage pour essayer de déchiffrer leur nom et leur numéro de table écrits en tout petits caractères. Dès qu’on dépasse les 20 participants dans un événement, le lieu d’arrivée peut vite devenir très achalandé, les participants s’arrêtant pour chercher à s’orienter.

Des technologies telles que la signalisation numérique ou un iPad avec un modérateur peuvent contribuer à réduire l’affluence et à transmettre rapidement et facilement les renseignements pertinents à vos invités. Autre avantage et non des moindres : elles permettent de gérer instantanément les modifications et de s’adapter immédiatement.

Soigner les VIP

Peu importe qui sont vos VIP ou sur quels critères vous les choisissez, vous devez veiller à ce que toutes les dispositions spéciales prévues pour eux leur soient communiquées et délivrées. Le fait même de les distinguer des autres participants augmente vos chances de leur faire bonne impression. En fonction de la complexité des avantages VIP, vous pouvez avoir à fournir de l’information ou à prévenir quelqu’un de leur arrivée.

La technologie est un excellent moyen de bien préparer cette expérience privilégiée et de communiquer de façon unifiée avec tous ceux qui doivent être informés du statut VIP des participants et des avantages qui leur sont réservés.

« La première impression dure longtemps.

Les impressions suivantes font réfléchir.

Mais une impression qui change radicalement nous laisse

Abasourdi. » – Sanika Dongre, poète

 

Vous voulez organiser un événement extraordinaire, qui donne le ton dès le début? La technologie peut aider, et ça n’a pas besoin d’être compliqué. Si vous souhaitez faire mouche dès les premiers instants de votre événement.

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