Bilan du prototype de la zone création et conception

Engaging Association Forum Blog

3 outils simples pour la conception d’événements

Grâce à la méthodologie #EventCanvas, l’équipe du forum a pu déterminer que ses publics de dirigeants et stratèges souhaitaient expérimenter de nouvelles techniques d’activation et découvrir des stratégies créatives innovantes. FMAV l’a aidée à répondre à ce besoin en mettant au point plusieurs ateliers pour les participants.

    • There is power within you to make change. Chris Cummings said “There is a power within you to make change and it starts with small acts.” We believe technology is a powerful tool to enable positive change. But technology alone is not enough we must better understand human behaviour to understand how the technology will change it. Combining those two elements is the most impactful way to create change.

 

    • Choose the high Impact results driven activities. Erin said: “Don’t just add solutions or services increasing complexity. Choose the high impact results driven activities your associations can offer members. Then be critical about activities that don’t provide value and remove them.” The same is true when it comes to AV, focus your audio visual budget on technologies that produce results.

 

    • Get unscripted. Jennifer Spear asked us to “Get unscripted, it might be a little scary, but all the uncertainty and ambiguity opens up many new opportunities that might not have been evident otherwise.” FMAV believes events are a never-ending prototype. An opportunity to experiment with innovative design strategies and technologies. Overtime that experimentation evolves your stakeholders experience.

 

Les tops :

  • « Silent Breakout », les sessions de groupes silencieuses dans la salle principale. D’abord sceptiques, les participants comme les présentateurs ont finalement totalement adopté le principe. Beaucoup ont souligné l’intérêt de ce type de configuration pour optimiser l’espace tout en rassemblant l’audience en créant un environnement plus intime. Certains ont même évoqué l’idée de « concentrer tout leur événement dans l’aire d’exposition en utilisant des casques audio ». FMAV peut fournir stratégie, budget et assistance technologique pour intégrer ce procédé dans vos événements associatifs.

 

  • Les murs engageants. Ce dispositif encourageant les participants à prendre part aux conversations sur les défis professionnels et personnels a reçu un très bon accueil. La technologie utilisée et le contrôle tactile analogique les ont particulièrement séduits. Pour beaucoup, ces ateliers et les sujets proposés ont nourri les discussions à l’heure du dîner. On néglige souvent cet apprentissage entre pairs lors des événements — le temps de parole étant généralement accaparé par les présentations des conférenciers, au détriment des échanges entre les participants. Les murs engageants ont ici joué le rôle de catalyseur pour lancer les conversations et faciliter les partages d’expériences.

 

  • Thinkpak Les jeux pour penser autrement. Beaucoup de participants ont reconnu l’intérêt de ces jeux. Plusieurs personnes ont déclaré vouloir les utiliser pour faciliter la réflexion créative de leurs comités de direction. Le jeu Event Cards de Designing.Events a notamment remporté un franc succès pour ses recommandations pratiques comme pour les liens entre les cartes qui aident les concepteurs à créer des activations aux avantages multiples.

 

  • L’espace de conception #EventCanvas. EventCanvas propose aux organisateurs d’événements une méthodologie pour comprendre les enjeux de leurs parties prenantes. L’espace de présentation a permis aux participants de découvrir le concept plus en détail et de poser leurs questions. Plusieurs participants qui l’avaient déjà utilisé ont partagé avec plaisir leur expérience et ont pu témoigner de sa plus-value. C’est l’atelier qui a suscité le plus de commentaires après l’événement, et plusieurs associations souhaitent l’employer pour leurs prochains congrès. Contactez FMAV pour savoir comment se familiariser avec la méthodologie et découvrir comment elle peut vous aider à concevoir votre événement.

 

Les flops :

  • La réalité virtuelle. Comme souvent avec la RV, FMAV a peiné à engager pleinement les participants. Le problème de la RV, c’est qu’elle peut aller à contresens de l’objectif qu’on recherche dans les événements, c’est-à-dire créer des interactions entre les gens. Quand on met un casque sur sa tête, on s’immerge complètement dans l’environnement virtuel. C’est pratique si l’on veut une attention totale, mais le principe peut dissuader les participants déjà bien engagés dans des discussions avec leurs pairs et qui ne voudraient pas perdre le fil en se soustrayant au groupe. La RV est un excellent outil de formation, qui fonctionne particulièrement bien dans les aires d’exposition. Mais son déploiement exige une réflexion stratégique poussée pour en maximiser les résultats.

La réalité virtuelle

Plusieurs participants se sont montrés intéressés par la RV pour prévisualiser la scénographie d’un événement – une possibilité que propose FMAV. La technologie permet aux dirigeants et autres conférenciers de se représenter leur intervention sur scène avant le jour J : un excellent entraînement qui augmente la confiance en soi. Les fonctions d’apprentissage uniques qu’offre la RV ont également suscité l’intérêt.

Des jeux, des jeux, des jeux :

FMAV a proposé plusieurs jeux amusants pour encourager les participants à libérer leur pensée. Ils en ont intéressé certains, tandis que d’autres leur ont préféré les ateliers de réseautage.

Nous avions anticipé une telle réaction, mais l’effort en valait tout de même la peine. Les organisateurs du forum et l’équipe de FMAV ont désormais une meilleure connaissance des jeux qui marchent et de la façon dont les participants interagissent avec ceux-ci. Ils pourront mettre à profit ces enseignements lors des prochains événements.

Les jeux qui ont mobilisé les participants :

Le concepteur de décors de scène GeoMod. Des participants ont demandé le prix du décor présenté. Contactez-nous si vous avez oublié de demander ou si vous souhaitez concevoir votre propre décor.

Les casse-têtes rapides. Les gens aiment terminer les jeux rapidement et passer à autre chose.

Le Jenga géant. C’est divertissant !

Jenga_Engaging_association

Les jeux qui n’ont pas fonctionné :

La compétition d’avions en papier n’a pas plu au public du forum, venu pour apprendre de nouvelles choses ou réseauter dans le cadre d’activités plus tangibles. Cet atelier aurait pu fonctionner si on lui avait alloué un temps déterminé ou si on l’avait conclu par une compétition finale.
Les casse-têtes complexes. Ils empêchent les gens d’interagir entre eux.

Nous encourageons toujours les organisateurs d’événements à expérimenter. C’est ainsi qu’on apprend et qu’on améliore l’expérience, jusqu’à trouver la bonne combinaison d’activités, qui convient le mieux aux publics et aux enjeux précis de chaque événement.

Bien sûr, la prise de risque est stressante, mais la nouvelle idée qui marche compense toutes celles qui n’ont pas fonctionné. La clé du succès : creuser l’analyse des parties prenantes et comprendre leurs besoins. Ensuite, vous pouvez les pousser progressivement en dehors de leur zone de confort en mesurant les changements, jusqu’à ce qu’elles répondent bien à l’expérience proposée.

Les jeux utilisés :

Disruptus de FoxMind : un jeu de cartes qui stimule la créativité, déjà primé.

Disruptus

Cliquez ici pour vous procurer le jeu

Thinkpak, un jeu de cartes remue-méninges : une boîte à outils pour la réflexion créative

Thinkpak

Cliquez ici pour vous procurer le jeu

Event Cards de Designing.Events : Ce jeu met de l’avant une nouvelle méthode s’appuyant sur la recherche scientifique, qui vise à concevoir des événements innovants qui marquent les esprits.

Event_cards

Cliquez ici pour vous procurer le jeu