En collaboration avec Timewise Event Management et OneWest Events, FMAV a voulu créer une expérience immersive destinée à accueillir des conférenciers de haut calibre dans un lieu de rencontre chaleureux qui favorise le réseautage et la discussion.

Conception de la salle principale (le processus)

L’équipe (composée de FMAV et de Timewise) s’est réunie au bureau d’Edmonton pour se concerter et établir un cadre narratif expliquant la valeur de l’événement aux yeux de ses diverses parties prenantes.

La première étape du processus a consisté à réaliser la cartographie des parties prenantes. Cet exercice nous a permis de déterminer celles qui auraient le plus d’influence sur l’événement et qui offriraient un excellent rendement si l’événement était conçu en fonction d’elles.

 

Stakeholder_Alignment

 

Nous avons ensuite effectué un bref exercice d’empathie axé sur ces mêmes parties prenantes. Nous avons rédigé une déclaration que ferait chacune des parties prenantes avant, puis après l’événement. Ces déclarations nous ont permis de mieux saisir le changement de comportement qu’allait provoquer l’événement. Nous nous sommes également employés à préciser la valeur de l’événement.

Nous avons ensuite approfondi notre connaissance de chacune des parties prenantes. Nous voulions savoir quel type d’expérience elles recherchaient. Plus concrètement, nous nous sommes demandé où elles se situeraient sur une échelle de 1 à 10.

1 = expérience simple et accessible                 10 = expérience novatrice, voire révolutionnaire.

 

 

 

 

 

Nous avons ensuite élaboré une matrice d’intimité avec le présentateur, dont l’axe allait du statut de « rockstar », célébrité inaccessible et charismatique placée sur un piédestal, à celui de « meilleur ami », personne proche que l’on peut toucher, à qui on peut s’identifier et avec qui on peut aller prendre un café.

 

 

 

 

 

 

 

 

Et l’ambiance dans tout ça? Nous avons dressé une liste de mots évoquant l’ambiance recherchée pour l’événement.

À partir de cette information, nous avons établi le cadre narratif, que nous avons résumé en ces termes :

« Go West offre aux professionnels de l’événementiel de l’Ouest canadien la possibilité de se réunir pour nouer des liens fructueux, s’informer, s’enrichir et s’investir au sein de la collectivité. Présenter les professionnels de l’Ouest canadien comme des leaders d’opinion courageux, qui adoptent l’innovation sans hésiter. Ouvrir la voie dans le secteur grâce à la conception d’événements intelligents et efficaces. »

De plus, les producteurs souhaitaient accroître l’envergure, la visibilité, la fréquentation et la portée didactique de l’événement.

 

Mise en œuvre du cadre narratif

Pour mettre en œuvre ce cadre narratif, nous avons fait appel à plusieurs stratégies de conception de la salle principale. Nous avons d’abord modifié la configuration de la pièce pour briser la boîte rectangulaire standard. Nous avons remplacé celle-ci par un aménagement triangulaire tapissé d’écrans et de draperies spectaculaires. Cet aménagement avait un double objectif : d’une part, attirer l’attention sur la scène principale et, d’autre part, envelopper le public par l’« étreinte » des écrans et des draperies.

Pour réinventer l’expérience scénique et compléter la configuration de la salle, nous avons imaginé une scène en forme de losange d’une hauteur de plus de 36 pouces (91 centimètres). Cette scène contribuait à rapprocher les spectateurs des présentateurs tout en donnant à ces derniers une aura de célébrité.

Nous avons également dessiné sur les décors de scène GeoMod de FMAV un motif de feuille d’érable en référence à notre glorieux patrimoine canadien. OneWest Event Design s’est jointe à la fête en proposant des agencements de sièges mixtes. Ces sièges étaient stratégiquement placés pour encourager les participants à interagir les uns avec les autres et à engager la conversation en dehors des allocutions sur scène.

Pour renforcer le sentiment d’intimité du public, FMAV a conçu un gril doté de poutrelles descendant vers l’arrière pour abaisser le plafond et conférer une atmosphère intime au parterre sans atténuer la théâtralité de la scène principale.

Pour accentuer l’inclinaison des poutrelles, des sièges en gradins ont été installés à l’arrière de la salle pour offrir un point de vue surélevé aux spectateurs et créer ainsi une expérience unique

 

Nous avons eu recours à des solutions technologiques simples pour établir et améliorer le contact des spectateurs avec les présentateurs. Ainsi, nous avons disposé une caméra robotisée dans le coin arrière de la scène, près de l’accès réservé aux présentateurs, afin de capter en contrechamp leur entrée et leur sortie de scène. Ce choix de prise de vue a fait éclater le quatrième mur, révélant au public une partie de la vie en coulisse que la plupart connaissaient déjà très bien. Cette prise de vue a contribué à humaniser et à dynamiser l’entrée et la sortie de scène de chaque présentateur.

Les écrans IMAG étaient orientés portrait pour offrir une prise de vue complète des présentateurs. À l’écran, ces derniers mesuraient ainsi 16 pieds (4,88 m), ce qui magnifiait leur stature et leur conférait cette fameuse aura de « rockstar ».

 

 

 

 

 

 

 

 

La convergence de tous ces éléments a traduit magistralement le cadre narratif de l’événement. En collaboration avec Timewise et OneWest, nous avons ainsi pu contribuer, à notre manière, à former une communauté, à encourager l’innovation et à exprimer la fierté que nous inspire l’Ouest canadien.

 

 

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