La webdiffusion de votre événement est un excellent moyen de joindre les participants qui doivent composer avec des restrictions de budget ou de déplacement. Un événement virtuel vous permet d’établir cette connexion pour livrer votre contenu à grande échelle, à un nombre illimité de participants.

Or dans l’événementiel, ce qui distingue un simple événement d’un événement percutant, c’est la planification stratégique. Les participants virtuels peuvent être distraits ou même interrompus par d’autres activités pendant la diffusion de l’événement. Alors, comment capter leur attention? Comment leur montrer qu’ils sont parties prenantes de l’événement? Voici quelques pistes.

Envoyer des courriels pendant l’événement
Vos participants virtuels ont probablement accès à leurs courriels pendant la diffusion. Pour soutenir leur attention tout en offrant du contenu supplémentaire, envoyez-leur simplement des courriels à des moments clés de la webdiffusion.

Petite mise en garde : il faut procéder avec tact. Vous ne voulez pas envoyer un courriel à quelqu’un qui n’est pas connecté à la webdiffusion, bien qu’inscrit à l’événement.

Aussi, soyez concis. Une cinquantaine de mots suffira. Partagez un lien vers une présentation ou des sources externes. Si le conférencier mentionne une vidéo ou une étude de cas, offrez les liens correspondants dans le courriel. Répétez-y les énoncés clés ou soulignez les leçons tirées. Vous pouvez aussi préparer le terrain pour l’appel à l’action. Quelle réaction voulez-vous susciter de la part des participants? Collaborez avec votre équipe événementielle, votre partenaire d’audiovisuel et l’équipe marketing pour créer une expérience où chaque étape s’appuie sur la précédente pour mener à une récompense de taille!

Présenter du contenu dynamique
Un participant sur place doit rester jusqu’à la fin de la présentation. Mais un participant à distance peut facilement porter attention à autre chose. Si le contenu présenté reste court, dynamique et qu’il s’enchaîne, les deux publics resteront captifs.

Plutôt que d’animer une table ronde, pourquoi ne pas présenter quelques brefs exposés de cinq minutes sur des sujets originaux? Quand un nouveau conférencier prend la parole, l’attention des participants virtuels et physiques est renouvelée, puisqu’ils se demandent ce que le nouvel intervenant apportera à la discussion.

Encourager le public virtuel à participer sur les médias sociaux et à échanger des idées
La plupart des événements actuels ont leur propre mot-clic pour permettre aux participants de partager photos, opinions, citations et idées. Même si les participants virtuels ne peuvent pas prendre de photos de la scène, ils peuvent tout de même contribuer à la discussion. Vous pourriez même leur demander de partager une photo de leur propre décor, de l’endroit d’où ils visionnent la diffusion. Vous en apprendrez plus sur les participants, qui se sentiront dès lors engagés, tout en créant une vaste communauté dans la foulée de l’événement.

La webdiffusion est un pas dans la bonne direction pour étendre la portée de votre événement, mais ce n’est que le premier. Le deuxième consiste à explorer des idées pour optimiser la pertinence et la valeur de l’événement pour les participants à distance. À l’étape de l’organisation, définissez l’expérience que vous souhaitez offrir aux participants virtuels d’une part et aux participants présents sur place d’autre part. Vous serez ainsi outillé pour concevoir des communications et du contenu percutant qui captera leur attention.

Si vous pensez créer un événement virtuel ou en avez planifié un, communiquez avec nous dès maintenant pour découvrir comment nous pouvons vous aider.